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Pentecôte : guide facultatif d’organisation

Guide informatif et facultatif, d’organisation d’une sortie Pentecôte.

Quelques conseils généraux :

  • Fixer la région que vous voulez faire découvrir.
  • Prévoyez facilement 1 an avant votre sortie afin d’en évaluer le coût total.
  • Lors d’une AG, prévenir le Club de votre intention d’organiser votre Pentecôte, afin d’officialiser l’année où elle se déroulera.
  • Vous serez aidé(s) et soutenu(s) par le Club dans tout ce qui concerne les avances ou arrhes que les établissements exigent. Voir avec le président, vice-président et le trésorier.
  • Établir une fiche d’inscription à faire paraître dans le TRACT. modèle de présentation à ajuster à votre sortie, clic sur le lien :  Bulletin inscription exemple
  • Fixer un prix d’inscription pour les extérieurs (à définir avec les membres du bureau).
  • Fixer le prix pour les enfants de moins de 5 ans pour leur restauration et leurs activités.

Nota bene : Pensez à contacter les membres ayant déjà organisé une Pentecôte, et qui seront certainement à même de vous apporter leurs conseils.

  • Hébergement du samedi au lundi matin

Trouver en 1ère intention un hébergement susceptible de recevoir un grand groupe Ex : Hôtels, Campings/bungalow, Centre de vacances … (dans certaines Pentecôte nous étions jusqu’à 80 personnes), chambres simples, doubles, et familles.

Attention : Certains hébergements ne fournissent ni draps ni serviettes de bain.

Faire préciser le prix pour les enfants et le prix pour les ados et l’âge à partir duquel ils payent plein tarif.
(Suite à la décision de l’AG du 30 novembre 2014, il avait été décidé de porter l’âge des ados à 16 ans. Alors que beaucoup de lieux d’hébergements disent 15 ans. Le club a fait ce choix lorsque la question s’était posée).

Négocier le prix avec le lieu d’hébergement pour :

  • Les 2 nuits,
  • Le repas du samedi soir,
  • Le repas du dimanche soir,
  • Les 2 petits déjeuners,
  • Le repas du lundi midi « sous forme de pique-nique. » (si vous l’envisagez)
  • Une soirée distraction (si vous l’envisagez)

N’oubliez pas d’indiquer dans votre Roadbook, où se trouve un poste d’essence.

  • Constituer le sac pentecôte pour chaque équipage :

 Il contiendra : Le Roadbook + la plaque et ses fils de fer pour l’accrocher au pare-chocs + quelques fascicules touristiques + des petits cadeaux ou autres babioles.

  • Cadeaux : Des cadeaux achetés dans les lieux de visites. Ou autres babioles, comme des sacs publicitaires pour mettre l’ensemble des documents constituant le sac Pentecôte. Les petits cadeaux sont toujours bien appréciés (A ce jour le club ne reporte pas cette dépense sur le prix de la Pentecôte).
  • Plaques de la sortie : Imaginez d’abord ce que vous souhaitez faire paraître sur votre plaque (vue panoramique, Traction, Logo du Club, numéro ou pas, lieu et dates de la sortie, …)
  • Rapprochez-vous des membres l’ayant déjà fait, surtout vers Daniel et François qui les ont souvent faites pour le Club. (A ce jour le club ne reporte pas cette dépense sur le prix de la Pentecôte).
  • Roadbook : Document écrit et distribué à chaque équipage, il explique le déroulement des animations, ainsi que les différents itinéraires routiers empruntés grâce aux cartes géographiques, il indique aussi l’adresse de l’hébergement, des lieux à visiter et des stations d’essence. Il  liste les noms des participants et la répartition des logements.  Mais il rappelle aussi les différents règlements de sécurité routière, et d’observation du code de la route.

Pour assembler le Roadbook : Acheter papier + transparents + spirales pour relier le document que vous aurez fait imprimer, puis relier vous-même. (A ce jour le club ne reporte pas cette dépense sur le prix de la Pentecôte).

  • Accueil du samedi matin :
  • Jus de fruit + café + croissants (A ce jour le club ne reporte pas cette dépense sur le prix de la Pentecôte).
  • Distribution des sacs pentecôte
  • Prévoir un lieu pour les toilettes
  • Prévoir l’approvisionnement essence

 

  • Samedi midi :
  • Chacun apporte son propre pique-nique
  • Prévoir un coin tranquille sous les arbres ou salle hors sacs (en cas de pluie…)
  • Prévoir un lieu pour les toilettes
  • Soirée distraction (si vous l’envisagez)

 

  • Dimanche midi, ou soir, restaurant, selon votre choix.

Trouver un restaurant, auberge … Établir le menu à l’avance avec le restaurateur (prix de groupe).

  • Soirée distraction (si vous l’envisagez).

 

  • Lundi midi :
  • Si l’hébergement ne fait pas de pique-nique, il faut avoir un restaurant pour le lundi midi.
  • Coin tranquille sous les arbres ou salle hors sacs (en cas de pluie…)
  • Prévoir un lieu pour les toilettes
  • Prévoir l’approvisionnement essence
  • Activités :  

Trouver les visites à faire : routes et sites touristiques, musées, halles fermières, fermes, caves vinicoles, fabriques ou usines diverses, zoos, bateaux, péniche, calèches, cirque, etc… etc…            Réserver, que cela soit payant ou gratuit.

S’assurer quelques mois avant la pentecôte qu’il n’y a pas d’annulation, car il peut arriver qu’un lieu de visite s’annule pour ‘’X’’ raisons, au dernier moment. Vous aurez alors le temps d’en trouver un autre !

Parkings : Partout où vous nous emmènerez, il faut repérer les espaces parking pour les Tractions, sinon c’est la galère !